「イベントを開催するには、どれくらい費用がかかるんだろう？」
「社内イベントを開催したいけれど、予算が不安…」
「費用を抑えつつ、満足度の高いイベントを開催できるかな？」
そんな悩みを抱えていませんか？
イベントを開催するには、会場費や人件費、宣伝費など、さまざまな費用がかかります。
特に初めて開催する場合は、何にどれだけ費用が必要か分からず、計画に悩みやすいものです。
この記事では、イベント開催に必要な費用の内訳や相場、コストを抑える工夫、保険の活用法まで紹介します。
全体の費用感をつかみながら、安心してイベントを企画・運営できるよう、この記事を役立ててください。
イベント開催費用の基本と内訳
イベント開催にかかる費用は、規模や目的によって異なりますが、共通して発生する基本的な費用もあります。
ここでは、主な費用とそのポイントを分かりやすく紹介します。
会場費・設備費
イベント開催にあたって最初に必要になるのが、会場を確保するための費用です。
参加人数やイベント内容に合わせた場所を選ぶことで、無理なく運営でき、費用も効率よく管理できます。
具体的には会場費が変動する主なポイントは以下のとおりです。
- 会場の立地（駅チカほど高額になりやすい）
- 収容人数（広さによって価格が変わる）
- 設備の有無（音響・照明などを含むかどうか）
- 利用時間（準備・撤収を含めると追加料金がかかることも）
たとえば、セミナー開催ならセミナールーム、祝賀会開催ならホテルの宴会場など、目的に合った会場選びが重要です。
人件費・運営費
イベント開催には、準備から当日の運営まで多くのスタッフの協力が欠かせません。
人数や担当する役割は、イベントの内容や規模によって異なり、それに伴って人件費も変わります。
主な役割には、全体をまとめるディレクター、来場者対応を行うスタッフ、音響や照明を担当する技術スタッフなどがあります。司会者を依頼する場合もあり、経験の有無によって費用が変わります。
目安として、運営スタッフは1人あたり約1万5千円、ディレクターや技術者は3万円以上になることもあります。
※参照 イベント開催費用の相場・内訳一覧！費用対効果の算出方法も紹介 | G-cam
https://gcam.jp/media/event-cost/#i-4
広告宣伝費
イベントを成功させるには、開催前の広報活動が欠かせません。広告宣伝費は、使う媒体や手法によって大きく異なります。
SNSや社内メールを活用するだけなら、ほとんど費用はかかりません。しかし、チラシの印刷やプレスリリースの配信を行う場合は、デザイン費や印刷費、配信費用などが発生します。
広報の規模や方法によって必要な予算は大きく変わります。イベント開催の目的やターゲット層に合わせて、無理のない範囲で計画を立てましょう。
ゲスト・出演料
イベント開催に講師やタレント、アーティストを招く場合は、出演料が発生します。誰を呼ぶかによって費用は大きく異なります。
たとえば、新人や若手芸人など知名度が高くない場合は、数万円〜10万円程度で依頼できることもあります。
一方、知名度の高い芸能人やインフルエンサーを起用する場合は、数十万〜数百万円かかるケースも珍しくありません。
また、出演料に加えて、交通費や宿泊費が別途かかることもあるため、事前に条件をしっかり確認しておきましょう。
ゲストの選定は、イベントの印象を大きく左右するポイントです。予算とのバランスを考えながら、慎重に検討することが大切です。
物品レンタル・制作費
イベント開催では、備品や装飾、資料などの準備にも費用がかかります。内容によっては、会場費や人件費に次いで大きな出費になることもあります。
たとえば、プロジェクターやマイクといった機材、展示用パネル、イスや机などの什器類は、必要に応じてレンタルするケースが多いです。
また、会場案内の看板やパンフレット、ノベルティなどを新たに制作する場合も、別途費用が発生します。
レンタル費や制作費は、依頼する会社や仕様によって大きく異なります。必要なものを事前にリストアップし、複数の業者を比較しながら、無理のない範囲で手配を進めましょう。
飲食・ノベルティ関連費用
来場者へのおもてなしや記念品の準備にも費用がかかります。軽食やドリンクを提供する場合や、参加特典としてノベルティを配る場合などが代表的です。
飲食は、内容や提供方法によって費用が大きく変わります。
ケータリングを手配する場合は1人あたり2,000円〜7,000円程度が目安です。立食パーティーやビュッフェ形式にすると、さらに費用がかかる場合もあります。
ノベルティは、配布するアイテムの種類や数量によって異なります。
定番のボールペンやクリアファイルなどなら1個あたり数百円程度で用意できますが、オリジナルグッズやロゴ入りの制作物は費用が上がる傾向にあります。
※参照 ケータリングの費用の相場は？ケータリング会社選びを失敗しないコツ | セカンドテーブル
https://2ndtable.com/news/17151/
※参照 ノベルティ制作の費用相場と単価別の人気商品例を紹介 | Best Novelty
https://best-novelty.jp/blog/posts/?post_id=495
イベント費用の相場目安と参考価格
イベントを開催するとき、「どれくらいの費用がかかるのか」は多くの方が気になるポイントです。
ここでは、イベントの規模や形式ごとに、参考となる費用の目安をご紹介します。
小規模（社内イベント）の費用相場
社内で開催する小規模なイベントは、数万円から数十万円程度が一般的です。
社員向けの研修や懇親会など、コンパクトな内容で行われることが多くなります。
たとえば、会議室を使った研修会を開催する場合、会場費や資料作成、人件費を含めて10万円〜30万円ほどが目安です。
シンプルな内容なら大きなコストはかからず、限られた予算内で十分に運営できます。
中規模（セミナー・展示会）の費用相場
外部向けに開催する中規模のセミナーや展示会では、数十万円から数百万円の費用がかかるケースが一般的です。
会場の確保に加え、広告宣伝やスタッフ手配など、多くの準備が必要になるためです。
仮に、100名規模のセミナーを開催する場合、50万円〜200万円程度の予算を想定しておくと安心です。
資料配布やノベルティの準備も、追加費用として見込んでおきましょう。
開催する目的やターゲットに合わせて、効果的なコスト配分を意識することが重要です。
大規模（地域イベント・フェス）の費用相場
地域を巻き込んだ大規模なイベントを開催する場合、数百万円規模の費用が必要になることが多いです。
屋外会場の設営、ステージ機材、警備スタッフの配置など、開催に向けた準備が大がかりになるからです。
もしも、広場を使った地域フェスを開催するときは、機材費や出演者のギャラ、交通・宿泊費なども予算に含める必要があります。
想定以上にコストが膨らむこともあるため、事前の見積もりと調整が欠かせません。
開催資金については、スポンサー支援や助成金の活用も検討するとよいでしょう。
オンラインイベントの費用相場
オンラインで開催するイベントは、10万円〜100万円程度の予算で実施できることが多いです。
物理的な会場を借りずに開催できるため、コストを抑えやすいのが特徴です。
主な費用は、配信機材やオペレーター費用、配信プラットフォームの利用料などです。
集客を強化したい場合は、SNS広告や専用サイト制作など、追加施策を検討するケースもあります。
開催形式に合わせて柔軟に予算を組み立て、効果的な運営を目指しましょう。
イベント費用を抑える方法
イベントは費用がかさみがちですが、工夫次第でコストを抑えることができます。ここでは、以下の6つの方法を紹介します。
- 会場費を抑える
- レンタル備品を使用する
- 人件費を見直す
- スポンサー企業から資金を募る
- SNSを使って集客する
- 補助金・助成金を活用する
それぞれのポイントを詳しく見ていきましょう。
会場費を抑える
会場費はイベント費用の中でも大きな割合を占めます。コストを抑えるには、公共施設や自社オフィス、提携先の会議室などを活用するのがおすすめです。
たとえば、地元の公民館や市民ホールは料金が安く、空いている時間帯を狙えばさらに節約できます。また、参加人数に合った広さの会場を選ぶことで、無駄も減らせます。
レンタルスペースも便利です。必要な機材がそろっていることが多く、追加費用がかかりにくいのもポイントです。
レンタル備品を使用する
イベントで使う道具は、買うよりもレンタルのほうが安くすむことがあります。とくに一度しか使わないような機材や装飾品は、レンタルを活用するのが効果的です。
一方で、何度も使えるテーブルやイス、装飾パネルなどは購入しておくと、長い目で見て節約につながります。
人件費を見直す
人件費は見落とされがちですが、工夫次第で大きく抑えられます。スタッフの人数を最小限に絞り、役割を明確にするだけでもコストダウンが可能です。
また、受付や集計作業には効率化ツールを取り入れると、少人数でもスムーズに対応できるようになります。
外部業者に依頼する前に、社内対応できる部分を見直してみましょう。
スポンサー企業から資金を募る
イベントの趣旨に共感してくれる企業がいれば、スポンサーとして資金支援を受けられることがあります。ターゲット層や集客規模を明確に伝えることが重要です。
たとえば、企業ロゴの掲載や商品PRの機会を提供すれば、企業側にもメリットを感じてもらえます。わかりやすい提案でスムーズに話が進むことも期待できます。
SNSを使って集客する
広告費をかけずに集客したいなら、SNSの活用が有効です。InstagramやX（旧Twitter）などでイベント情報を発信すれば、無料で広く周知できます。
投稿をフォロワーにシェアしてもらえれば、さらに多くの人に情報が届きます。日頃からアカウントを育てておくと、拡散力が高まるのでおすすめです。
補助金・助成金を活用する
イベントによっては、国や自治体の補助金・助成金制度を利用できる場合があります。
採択されれば、数十万円〜数百万円規模の支援が受けられることもあります。
たとえば、地域活性化や観光振興を目的としたイベントでは、自治体の助成対象になることがあります。
募集時期や条件は毎年変わるため、早めに情報収集しておきましょう。
万が一に備えるには「レクリエーション保険」の活用もおすすめ
イベントにかかる費用はさまざまですが、「もしも」のリスクに備える費用も忘れてはいけません。
特に、ケガや事故に対応できるみんレクの「レクリエーション保険」は、少ない費用で安心を確保できる便利な選択肢です。
1日1人あたり約29円〜と、非常にコストを抑えた保険料で加入できるうえ、熱中症や食中毒などのトラブルにも対応。
さらに、主催者が賠償責任を負った場合に備えるオプションもあり、予期せぬ費用負担を減らせます。
申し込みから保険金請求までの手続きもネットで完結。
イベント前日まで対応できる点も、急な予定変更や費用の見直しが必要な場面で役立ちます。
万が一に備えた費用をあらかじめ組み込んでおくことで、イベント運営全体の信頼性と安全性が高まります。
安心のためにかかる費用を必要なコストとして捉え、レクリエーション保険の活用を検討してみてはいかがでしょうか。
まとめ
イベントを開催するにはさまざまな費用がかかりますが、事前に内訳や相場を知っておくことで、無理のない予算を立てることができます。この記事では、イベント開催に必要な基本的な費用項目から、規模別の目安、開催費用を抑える工夫までを紹介しました。
とくに会場費や人件費、宣伝費などは、開催の仕方や工夫次第で大きく差が出る部分です。また、補助金や保険など、見落としがちなサポート制度もうまく活用すれば、安心してイベント開催の準備を進められます。
費用にばかりとらわれず、安全性や満足度とのバランスを意識して、イベント開催そのものを楽しんでください。今回の内容が、イベント開催の一歩になれば幸いです。
